کالرفیت برای هر سازمان در پایان هر ماه جلالی یک صورت‌حساب صادر می‌کند. هدف این است که واحد مالی بدون پرسیدن سؤال بفهمد هر ریال بابت چه بوده است.
دو بخش صورت‌حساب
بخش اول: اشتراک و استقرار
- اشتراک: تعداد کارمند فعال ماه × قیمت پلن
- استقرار اختصاصی: مبلغ ماهانهٔ توافق‌شده در قرارداد
بخش دوم: مصرف اعتبار رفاهی
چون سازمان فقط بابت مصرف می‌پردازد، این بخش فقط چیزهایی را دارد که واقعاً خرج شده است:
- سهم سازمان از ورودها در مجموعه‌های طرف قرارداد
- سهم سازمان از جای خالی‌ماندهٔ لغو دیرهنگام و غیبت
- بازپرداخت‌های رسید تأییدشده
- ماژول‌های رفاهی اختیاری، اگر روشن باشند
اعتبار شارژشده‌ای که خرج نشد در صورت‌حساب نمی‌آید. کمیسیون ۸٪ مجموعه‌ها هم در صورت‌حساب سازمان نیست، چون از تسویهٔ مجموعه کم می‌شود.
یک مثال
صورت‌حساب آبان ۱۴۰۵ سازمانی با پلن استاندارد:
| ردیف | مبلغ |
|---|---|
| اشتراک: ۴۸۲ کارمند فعال × ۶۹٬۰۰۰ تومان | ۳۳٬۲۵۸٬۰۰۰ تومان |
| استقرار اختصاصی | ۱۵٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان |
| سهم سازمان از ورودها | ۱۸۶٬۴۰۰٬۰۰۰ تومان |
| جای خالی لغو دیرهنگام و غیبت | ۴٬۲۰۰٬۰۰۰ تومان |
| بازپرداخت‌های تأییدشده | ۱۲٬۶۵۰٬۰۰۰ تومان |
| جمع پیش از مالیات | ۲۵۱٬۵۰۸٬۰۰۰ تومان |
مالیات بر ارزش افزوده طبق قانون در ردیف جدا محاسبه و درج می‌شود.
پیوست‌های صورت‌حساب
- ریز مصرف: فهرست ورودها و بازپرداخت‌ها به تفکیک گروه و واحد، با خروجی اکسل.
- فایل کسورات حقوق: اگر کسر از حقوق برای گروهی مجاز باشد، فایل کسورات همان دوره با ستون‌های شمارهٔ پرسنلی، نام، مبلغ و شرح در کنار صورت‌حساب قرار می‌گیرد تا واحد حقوق و دستمزد همان روز اعمالش کند.
- نسخهٔ چاپی A4: با سربرگ، شماره و تاریخ صورت‌حساب و شماره‌گذاری صفحه.
کجا ببینید
در پنل سازمان، بخش «بودجه» و سپس «صورت‌حساب‌ها» را باز کنید. صورت‌حساب هر ماه با وضعیت «صادرشده» یا «پرداخت‌شده» در فهرست است و هر کدام را می‌توانید چاپ کنید یا خروجی بگیرید.
پرداخت
صورت‌حساب با واریز بانکی به حساب شرکت پیشروان فناور کارن پرداخت می‌شود و مشخصات حساب روی خود صورت‌حساب درج است. بعد از ثبت واریز، وضعیت صورت‌حساب «پرداخت‌شده» می‌شود.
اگر عددی نمی‌خواند
- ریز مصرف همان ماه را باز کنید و با گروه یا واحد فیلتر کنید.
- عدد را با گزارش «مصرف بودجه» همان بازه مقایسه کنید؛ هر دو از یک دفتر کل ساخته می‌شوند.
- اگر باز هم اختلاف بود، شمارهٔ صورت‌حساب و ردیف مورد نظر را برای پشتیبانی کالرفیت بفرستید.
دفتر کل کالرفیت دوطرفه است: هر تراکنش دو ورودی متقارن دارد. یعنی جمع آنچه از اعتبار سازمان کم شده دقیقاً برابر جمع آنچه به کیف کارکنان یا تسویهٔ مجموعه‌ها رفته است.