این سند توضیح می‌دهد کالرفیت چه داده‌ای از شما جمع می‌کند، برای چه، کجا نگه می‌دارد، چه کسی آن را می‌بیند، چقدر نگهش می‌دارد و شما چه حقی دربارهٔ آن دارید. کالرفیت توسط شرکت پیشروان فناور کارن به نشانی تهران، پونک، خیابان شهید میرزابابایی، پلاک ۲۰۴ ارائه می‌شود. در این سند «ما» یعنی شرکت پیشروان فناور کارن.
خلاصه در شش جمله:
- داده در ایران می‌ماند، روی میزبانی ایرانی کالرفیت یا روی سرور خود سازمان شما.
- دادهٔ هر سازمان در سطح پایگاه داده جداست؛ در پلن سازمانی، پایگاه دادهٔ جدا یا سرور خود سازمان.
- HR دادهٔ تندرستی شما را فقط تجمیعی می‌بیند، برای گروه‌های دست‌کم ۱۰ نفره.
- ماژول سلامت روان از HR کاملاً محرمانه است.
- دستیار هوشمند روی سرورهای خود ما اجرا می‌شود و متن گفتگو به هیچ ارائه‌دهندهٔ خارجی نمی‌رود.
- کارت بانکی شما را ذخیره نمی‌کنیم.
۱. نقش‌ها در پردازش داده
- سازمان شما تصمیم می‌گیرد چه کسانی در برنامهٔ رفاهی باشند و با چه قوانینی. برای دادهٔ کارکنان، سازمان مسئول اصلی است.
- کالرفیت داده را از طرف سازمان و برای اجرای همان برنامه پردازش می‌کند و از آن برای هدف دیگری استفاده نمی‌کند.
- مجموعه‌ها فقط اطلاعاتی را می‌گیرند که برای پذیرش رزرو لازم است.
۲. چه داده‌ای جمع می‌کنیم
ثبت‌نام
برای ساختن حساب، شمارهٔ همراه، نام و اگر بخواهید ایمیل می‌گیریم:
- شمارهٔ همراه برای تأیید با کد پیامکی، ورود، و پیامک‌های لازم مثل کد ورود و تأیید رزرو؛
- نام برای نمایش در فضای کار، رسیدها و گزارش‌ها؛
- ایمیل، اختیاری، برای بازیابی رمز و فرستادن گزارش‌ها.
رمز عبور فقط به‌صورت درهم‌سازی‌شده (argon2id) نگه داشته می‌شود؛ نه تیم کالرفیت و نه هیچ کس دیگر آن را نمی‌بیند. بخش سازمانی که هنگام ثبت‌نام انتخاب می‌کنید فقط رنگ و نشان فضای کار را تعیین می‌کند.
دادهٔ حساب
نام، شمارهٔ همراه، واحد، گروه، جنسیت و سال تولد که سازمان از فهرست کارکنان وارد می‌کند؛ شمارهٔ پرسنلی برای خروجی کسر از حقوق. کد ملی برای استفادهٔ عادی از کالرفیت لازم نیست و درخواست نمی‌شود.
دادهٔ اعضای خانواده
نام، نسبت و سال تولد عضو خانواده‌ای که کارمند برایش رزرو می‌کند. کارمند پیش از افزودن هر عضو باید از رضایت او یا ولی قانونی‌اش مطمئن باشد.
دادهٔ استفاده از خدمت
رزروها، ورودها با زمان و روش ثبت، لغوها، غیبت‌ها، لیست انتظار، تراکنش‌های کیف و دفتر کل، درخواست‌های بازپرداخت با تصویر رسید، نظرها دربارهٔ مجموعه‌ها.
دادهٔ تندرستی
قدم و فعالیت ثبت‌شده، امتیاز، سطح و نشان، شرکت در چالش‌ها، و در صورت استفاده: وعده‌های غذایی، هدف وزن، وضعیت بیمهٔ ورزشی و یادآوری معاینات طب کار، و استفاده از ماژول سلامت روان.
دادهٔ مجموعه‌ها
نام و نشانی مجموعه، شمارهٔ تماس و نام مدیر، شمارهٔ شبای تسویه، برنامه و قیمت‌ها.
دادهٔ فنی
نشانی IP، نوع مرورگر و زمان درخواست‌ها در لاگ سرور، برای امنیت و رفع خطا.
فرم‌های سایت
اطلاعاتی که در فرم‌های «درخواست پایلوت» یا «تماس» وارد می‌کنید، مثل نام، سازمان، سمت، شمارهٔ تماس و ایمیل.
۳. برای چه استفاده می‌کنیم
- اجرای رزرو، ورود، لغو، لیست انتظار و بازپرداخت؛
- محاسبهٔ سهم سازمان و سهم کارمند، تسویهٔ مجموعه‌ها و صدور صورت‌حساب سازمان؛
- ساخت فایل کسورات حقوق برای کارکنانی که کسر از حقوق را انتخاب کرده‌اند؛
- محاسبهٔ امتیاز، سطح و جدول چالش‌ها؛
- ارسال پیامک و اعلان لازم، مثل کد ورود، تأیید رزرو، ارتقا از لیست انتظار و یادآوری؛
- ساخت گزارش‌های تجمیعی برای سازمان؛
- امنیت سامانه، جلوگیری از سوءاستفاده و رفع خطا؛
- پاسخ به درخواست‌هایی که از فرم‌های سایت می‌رسد.
ما داده را نمی‌فروشیم، برای تبلیغات هدفمند به کار نمی‌بریم و در اختیار تبلیغ‌کننده قرار نمی‌دهیم.
۴. داده کجا نگه داشته می‌شود
همهٔ داده‌ها روی میزبانی ایرانی کالرفیت نگه داشته می‌شود: پایگاه داده، فایل‌ها، پشتیبان‌ها و مدل دستیار هوشمند. هیچ بخشی از سامانه برای نگهداری یا پردازش داده به سرویس خارج از ایران وابسته نیست.
جداسازی: دادهٔ هر سازمان در سطح پایگاه داده جداست؛ هر جدول ستون سازمان دارد و Row-Level Security در هر درخواست فقط سطرهای همان سازمان را باز می‌کند. استقرار اختصاصی در پلن سازمانی: پایگاه دادهٔ جدا روی زیرساخت کالرفیت، یا نصب روی سرور خود سازمان؛ در حالت دوم داده در مرکز دادهٔ خود سازمان می‌ماند و از شبکهٔ آن بیرون نمی‌رود.
۵. چه کسی چه چیزی را می‌بیند
کارمند
همهٔ دادهٔ خودش و اعضای خانواده‌اش را.
منابع انسانی سازمان
- فهرست کارکنان، گروه، وضعیت حساب و تاریخچهٔ تجمیعی هر کارمند؛
- دادهٔ مالی لازم برای اجرای برنامه: مصرف اعتبار، بازپرداخت‌ها با تصویر رسید، فایل کسورات حقوق؛
- حضور، غیبت و قفل غیبت، برای اجرای قاعدهٔ لغو؛
- دادهٔ تندرستی فقط به‌صورت تجمیعی و فقط برای گروه‌های دست‌کم ۱۰ نفره. HR قدم، وعدهٔ غذایی، وزن یا فعالیت فردی کارمند را نمی‌بیند. اگر فیلتر گزارش گروهی کوچک‌تر از ۱۰ نفر بسازد، عددی نمایش داده نمی‌شود.
جدول امتیاز چالش‌ها که خود کارمند در آن شرکت کرده، برای شرکت‌کنندگان همان چالش قابل مشاهده است.
ماژول سلامت روان
هر چیزی که به ماژول سلامت روان مربوط است از HR و هر کاربر دیگر سازمان کاملاً محرمانه است: نه نام شرکت‌کننده، نه زمان یا تعداد جلسه‌ها، نه محتوا. گزارش سازمان دربارهٔ این ماژول، در صورت وجود، فقط شمار کلی استفاده برای کل سازمان است و فقط وقتی نمایش داده می‌شود که دست‌کم ۱۰ نفر از آن استفاده کرده باشند. محتوای جلسه‌های مشاوره میان کارمند و مشاور می‌ماند و تابع مقررات حرفه‌ای رازداری است.
مجموعه
نام کارمند و سانس رزروشده، برای پذیرش و ثبت ورود؛ و نظری که کارمند دربارهٔ آن مجموعه نوشته است. مجموعه گروه، بودجه، شمارهٔ همراه یا رزروهای کارمند در جاهای دیگر را نمی‌بیند.
تیم کالرفیت
فقط کارکنان مجاز، فقط برای پشتیبانی، رفع خطا و امنیت، و با ثبت در لاگ ممیزی. دسترسی راهبران با عامل دوم اجباری است.
۶. دستیار هوشمند
دستیار هوشمند کالرفیت روی سرورهای خود کالرفیت در ایران اجرا می‌شود، یا اگر سازمان انتخاب کرده باشد، روی سرور خود سازمان. متن گفتگو به هیچ ارائه‌دهندهٔ خارجی هوش مصنوعی فرستاده نمی‌شود، نه برای پاسخ و نه برای آموزش.
پیش از رسیدن درخواست به مدل، اطلاعات هویتی حذف می‌شود. مدل هرگز نام، کد ملی یا شمارهٔ پرسنلی شما را نمی‌بیند و با شناسهٔ داخلی کار می‌کند. HR متن گفتگوهای شما را نمی‌بیند. گفتگوهای شما برای آموزش مدل به کار نمی‌رود، مگر با رضایت صریح و جداگانهٔ شما و پس از حذف کامل اطلاعات هویتی.
۷. پرداخت و کارت بانکی
کالرفیت اطلاعات کارت بانکی را ذخیره نمی‌کند. پرداخت در صفحهٔ درگاه پرداخت بانکی دارای مجوز انجام می‌شود و ما فقط نتیجهٔ تراکنش (مبلغ، زمان، شمارهٔ پیگیری) را دریافت می‌کنیم.
۸. پیامک
پیامک‌های کالرفیت از طریق یک ارائه‌دهندهٔ ایرانی خدمات پیامک ارسال می‌شود. به ارائه‌دهندهٔ پیامک فقط شمارهٔ گیرنده و متن پیامک داده می‌شود. متن پیامک‌ها کوتاه و لازم است و اطلاعات تندرستی یا مالی جزئی در آن نمی‌آید.
۹. چه کسانی دیگر داده را دریافت می‌کنند
- سازمان شما، در حدودی که در بند ۵ آمد؛
- مجموعه‌ها، در حدودی که در بند ۵ آمد؛
- درگاه پرداخت بانکی، فقط برای انجام پرداختی که خودتان شروع کرده‌اید؛
- ارائه‌دهندهٔ ایرانی پیامک، فقط شماره و متن پیامک؛
- شرکای ماژول‌های رفاهی اختیاری (مثل سینما یا غذا)، فقط اگر سازمان آن ماژول را روشن کرده و شما از آن خدمت استفاده کنید، و فقط دادهٔ لازم برای انجام همان سفارش؛
- مراجع قانونی، فقط با دستور مرجع صالح و در حدود قانون.
۱۰. کوکی‌ها و ذخیره‌سازی
سایت و اپ کالرفیت فقط کوکی‌ها و ذخیره‌سازی ضروری را به کار می‌برند: نگه داشتن نشست ورود، تنظیمات نمایش مثل حالت تاریک، و بخش سازمانی که برای دیدن رنگ آن انتخاب کرده‌اید.
هیچ ابزار تحلیل بازدید، پیکسل تبلیغاتی یا اسکریپت شخص ثالث در سایت و اپ کالرفیت نیست. فونت‌ها و فایل‌های سایت از سرور خود کالرفیت بارگذاری می‌شوند. به همین دلیل بنر رضایت کوکی هم نداریم؛ چیزی برای رضایت دادن وجود ندارد.
۱۱. دورهٔ نگهداری
| داده | مدت نگهداری |
|---|---|
| حساب کارمند | تا وقتی سازمان او را فعال نگه دارد؛ بعد از غیرفعال‌سازی، ۹۰ روز و سپس حذف یا بی‌نام‌سازی |
| رزرو، ورود و تراکنش‌های مالی | تا مدتی که قوانین مالیاتی و تجاری ایران برای اسناد مالی الزام می‌کند |
| تصویر رسید بازپرداخت | یک سال پس از تصمیم HR؛ ردیف مالی آن طبق ردیف بالا می‌ماند |
| دادهٔ تندرستی (قدم، فعالیت، تغذیه) | تا وقتی حساب فعال است؛ با حذف حساب حذف می‌شود |
| سلامت روان | تا وقتی حساب فعال است یا تا درخواست حذف شما، هر کدام زودتر |
| تاریخچهٔ گفتگو با دستیار | ۹۰ روز، مگر اینکه زودتر خودتان پاک کنید |
| لاگ ممیزی | در طول قرارداد سازمان و یک سال پس از آن |
| لاگ پیامک و لاگ فنی سرور | شش ماه |
| فرم‌های سایت | یک سال از آخرین ارتباط |
| فضای کاری که با ثبت‌نام ساخته شده و هنوز قرارداد ندارد | تا ۳۰ روز پس از آخرین فعالیت؛ سپس یادآوری با پیامک یا ایمیل و ۷ روز بعد حذف |
| فضای کار «ورود سریع» بدون ثبت‌نام | ۲۴ ساعت |
| پشتیبان‌ها | چرخشی؛ دادهٔ حذف‌شده حداکثر پس از ۳۰ روز از پشتیبان‌ها هم پاک می‌شود |
با پایان قرارداد یک سازمان، خروجی کامل داده در اختیار سازمان قرار می‌گیرد و پس از تأیید سازمان، دادهٔ آن سازمان و پشتیبان‌هایش حذف می‌شود، به‌جز آنچه قانون نگهداری‌اش را الزام می‌کند.
۱۲. امنیت
- ارتباط با سامانه رمزنگاری‌شده است.
- QR ورود هر ۶۰ ثانیه عوض می‌شود، امضاشده است و به نفر و سانس قفل است.
- دسترسی‌ها بر پایهٔ نقش و روی سرور کنترل می‌شود.
- عامل دوم برای راهبران اجباری و برای نقش‌های مدیریتی سازمان و مجموعه قابل فعال‌سازی است.
- هر تغییر مهم در لاگ ممیزی ثبت می‌شود و لاگ قابل ویرایش نیست.
- پشتیبان‌ها رمزنگاری‌شده و در ایران نگه داشته می‌شوند.
اگر با وجود این تدابیر رخدادی امنیتی پیش بیاید که دادهٔ شخصی را تحت تأثیر قرار دهد، سازمان‌های مربوط و در صورت لزوم کاربران آسیب‌دیده را بدون تأخیر غیرموجه مطلع می‌کنیم.
۱۳. حقوق شما
دسترسی
می‌توانید همهٔ دادهٔ حساب، رزروها، تراکنش‌ها و دادهٔ تندرستی خود را در اپ ببینید و نسخه‌ای از آن را درخواست کنید.
اصلاح
اطلاعات پروفایل را خودتان اصلاح کنید. اطلاعاتی که از فهرست سازمان آمده (مثل واحد و گروه) را HR سازمان اصلاح می‌کند. اگر اصلاح انجام نشد، به ما بگویید تا پیگیری کنیم.
حذف
می‌توانید حذف دادهٔ تندرستی، تاریخچهٔ دستیار، دادهٔ سلامت روان و اعضای خانواده را درخواست کنید. حذف کامل حساب از طریق سازمان شما یا با درخواست مستقیم به ما انجام می‌شود. اسناد مالی که قانون نگهداری‌شان را الزام می‌کند، تا پایان مدت قانونی بی‌نام و محدود نگه داشته می‌شوند.
اعتراض و محدودسازی
می‌توانید از شرکت در چالش‌ها، اتصال قدم‌شمار و پیامک‌های غیرضروری خارج شوید. پیامک‌های لازم برای اجرای رزرو، مثل کد ورود، قابل خاموش کردن نیستند.
راه درخواست
درخواست را به info@calerfit.com بفرستید یا از بخش پشتیبانی اپ ثبت کنید. برای حفظ امنیت، پیش از اجرای درخواست هویت شما را با شمارهٔ همراه ثبت‌شده تأیید می‌کنیم. به درخواست‌ها حداکثر ظرف ۳۰ روز پاسخ می‌دهیم.
۱۴. کودکان
کالرفیت برای کارکنان سازمان‌ها طراحی شده است. کودکان حساب کاربری ندارند. اگر کارمند برای فرزندش رزرو کند، فقط نام، نسبت و سال تولد او برای همان رزرو نگه داشته می‌شود.
۱۵. تغییر این سیاست
اگر این سیاست را تغییر دهیم، تاریخ بالای صفحه به‌روز می‌شود. تغییری که حقوق شما را کم کند یا کاربرد تازه‌ای برای داده بسازد، پیش از اجرا از طریق اپ یا پیامک اطلاع داده می‌شود.
۱۶. تماس
شرکت پیشروان فناور کارن نشانی: تهران، پونک، خیابان شهید میرزابابایی، پلاک ۲۰۴ تلفن: ۹۰۰۰۹۶۳۰ ایمیل: info@calerfit.com