بخش «بودجه» در پنل سازمان به یک سؤال جواب می‌دهد که مدیرعامل و ذی‌حسابی همیشه می‌پرسند: «چقدر گذاشتیم، چقدر خرج شد، و تا آخر ماه چقدر خرج می‌شود؟»
شارژ ماهانه
روز اول هر ماه جلالی، کالرفیت برای هر کارمند فعال اعتبار ماهانهٔ گروه او را شارژ می‌کند. این کار خودکار است و لازم نیست کسی دکمه‌ای بزند. هر شارژ به‌صورت ورودی جدا در تاریخچهٔ بودجه و در کیف کارمند ثبت می‌شود.
اگر بخواهید علاوه بر شارژ ماهانه به گروهی اعتبار تشویقی بدهید، مثلاً به واحد برندهٔ چالش، از همین بخش «اعتبار تشویقی» را بزنید. این اعتبار ورودی جدایی دارد تا در گزارش با شارژ عادی قاطی نشود.
پرداخت فقط بابت مصرف
اعتبار شارژشده به این معنا نیست که سازمان آن مبلغ را خرج کرده است. سازمان فقط بابت آنچه واقعاً مصرف می‌شود می‌پردازد:
- سهم سازمان از ورودهای تأییدشده
- سهم سازمان از جای خالی‌ماندهٔ لغو دیرهنگام و غیبت، که مجموعه بابتش پرداخت می‌گیرد
- بازپرداخت‌های رسید تأییدشده
- مصرف ماژول‌های رفاهی اختیاری، اگر روشن باشند
اعتباری که خرج نشد مال سازمان می‌ماند. ماندهٔ منقضی‌شده هم هزینه‌ای ندارد و در گزارش با همین نام دیده می‌شود.
یک مثال
گروه ستاد ۱۲۰ عضو دارد و بودجهٔ ماهانهٔ هر نفر ۱٬۵۰۰٬۰۰۰ تومان است.
- اعتبار شارژشدهٔ آبان: ۱۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان
- مصرف واقعی تا ۲۰ آبان: ۶۲٬۴۰۰٬۰۰۰ تومان
- پیش‌بینی مصرف تا پایان ماه: حدود ۹۴٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان
پرداخت سازمان برای آبان مصرف واقعی است، نه ۱۸۰ میلیون تومان. صفحهٔ بودجه همین تفاوت را با یک عدد بزرگ نشان می‌دهد: «پرداخت بابت مصرف» در برابر «اعتبار شارژشده».
پیش‌بینی مصرف
پیش‌بینی از روند مصرف روزهای گذشتهٔ همین ماه و رزروهای آینده ساخته می‌شود. رزروهای آینده قطعی‌تر از روند گذشته‌اند، پس هر چه به پایان ماه نزدیک‌تر شوید، پیش‌بینی دقیق‌تر می‌شود. پیش‌بینی را برای تصمیم‌هایی مثل «آیا اعتبار تشویقی بدهیم؟» یا «آیا سقف استخر را بالا ببریم؟» به کار ببرید.
انتقال و انقضا
اگر انتقال برای گروهی روشن باشد، ماندهٔ هر کارمند حداکثر به اندازهٔ اعتبار یک ماه به ماه بعد می‌رود. این یعنی بدهی احتمالی سازمان به ازای هر نفر هیچ‌وقت از دو برابر اعتبار ماهانه بیشتر نمی‌شود. در صفحهٔ بودجه هر دو عدد را می‌بینید: ماندهٔ منتقل‌شده و ماندهٔ منقضی‌شده.
تاریخچه
تاریخچه همهٔ ماه‌ها را با این ستون‌ها دارد: شارژ، اعتبار تشویقی، مصرف، انتقال، انقضا. با بازهٔ جلالی فیلتر کنید و برای ذی‌حسابی خروجی بگیرید. همین داده در گزارش «مصرف بودجه» با چاپ رسمی A4 هم هست.
چیزهایی که بودجه ندارد
- کارمند نمی‌تواند اعتبار را نقد برداشت کند.
- اعتبار کارمند به همکار منتقل نمی‌شود.
- کارمند غیرفعال‌شده شارژ ماه بعد را نمی‌گیرد.