هر عددی که در داشبورد سازمان می‌بینید، در بخش «گزارش‌ها» قابل خروجی گرفتن و چاپ است. هدف این است که برای جلسهٔ هیئت‌مدیره یا مکاتبه با ذی‌حسابی، لازم نباشد چیزی را دستی در اکسل بازسازی کنید.
انواع گزارش
- مصرف بودجه: شارژ، مصرف، انتقال و انقضا به تفکیک گروه و واحد.
- حضور: ورودهای تأییدشده به تفکیک مجموعه، دسته و واحد.
- غیبت: لغوهای دیرهنگام، غیبت‌ها، قفل‌ها و بخشش‌ها.
- بازپرداخت‌ها: درخواست‌ها با وضعیت، مبلغ و تصمیم‌گیرنده.
گرفتن گزارش
- به «گزارش‌ها» بروید و نوع گزارش را انتخاب کنید.
- بازهٔ جلالی را تعیین کنید، مثلاً ۱ مهر تا ۳۰ آبان.
- در صورت نیاز با گروه یا واحد فیلتر کنید.
- یکی را بزنید: «خروجی CSV»، «خروجی اکسل» یا «چاپ رسمی».
چاپ رسمی A4
نسخهٔ چاپی برای کاغذ A4 چیده شده و این‌ها را دارد: سربرگ با لوگو و نام سازمان، عنوان گزارش، بازهٔ جلالی، تاریخ تهیه، و شماره‌گذاری صفحه به شکل «صفحهٔ ۲ از ۵». جدول‌های بلند در صفحه‌های بعد با تکرار سرستون ادامه پیدا می‌کنند. می‌توانید مستقیم چاپ کنید یا از پنجرهٔ چاپ مرورگر فایل PDF بگیرید.
حریم کارکنان در گزارش‌ها
گزارش‌های مالی و حضور برای اجرای برنامهٔ رفاهی لازم‌اند و به نام افراد هستند. ولی داده‌های تندرستی فقط تجمیعی نمایش داده می‌شوند: شاخص تندرستی سازمان و هر عدد مشابه فقط برای گروه‌های دست‌کم ۱۰ نفره ساخته می‌شود و اگر فیلتر شما گروهی کوچک‌تر بسازد، به‌جای عدد پیام «گروه کوچک‌تر از حد نمایش» می‌بینید. داده‌های ماژول سلامت روان هیچ‌وقت در گزارش HR نمی‌آید.
خروجی کسر از حقوق
اگر برای گروهی «کسر از حقوق» را مجاز کرده باشید، کارکنان آن گروه می‌توانند مابه‌التفاوت رزرو را از حقوق بپردازند. پایان هر دوره، فایل کسورات را برای واحد حقوق و دستمزد می‌سازید.
- به «خروجی حقوق» بروید.
- دوره را انتخاب کنید، مثلاً آبان ۱۴۰۵.
- پیش‌نمایش را بررسی کنید. ستون‌ها: شمارهٔ پرسنلی، نام، مبلغ و شرح.
- «خروجی CSV» یا «خروجی اکسل» را بزنید.
فایل هر دوره در «تاریخچه» می‌ماند تا اگر واحد مالی دوباره خواست، همان نسخه را بدهید.
یک مثال
در آبان ۱۴۰۵، ۴۷ نفر از گروه ستاد مابه‌التفاوت را از حقوق پرداخته‌اند. فایل خروجی ۴۷ ردیف دارد و جمع آن ۳٬۱۸۰٬۰۰۰ تومان است. ردیف یکی از کارکنان این است: شمارهٔ پرسنلی ۱۰۲۴۸، مبلغ ۱۲۰٬۰۰۰ تومان، شرح «سهم کارمند، دو سانس استخر، آبان ۱۴۰۵».
نکته‌ها
- خروجی اکسل با ارقام عددی ساخته می‌شود تا در فرمول‌های واحد مالی بدون تبدیل کار کند.
- شمارهٔ پرسنلی همان است که در ورود کارکنان ثبت کرده‌اید؛ اگر خالی باشد، ردیف در پیش‌نمایش با هشدار مشخص می‌شود.
- هر خروجی گرفتن در لاگ ممیزی ثبت می‌شود.