سریع‌ترین راه شروع، وارد کردن فهرست کارکنان از همان فایل اکسلی است که واحد منابع انسانی یا حقوق و دستمزد دارد. کالرفیت فایل را واقعاً می‌خواند، هر ردیف را بررسی می‌کند و پیش از ثبت، نتیجه را نشان می‌دهد.
آماده کردن فایل
- در پنل سازمان به «کارکنان» بروید و «ورود گروهی از اکسل» را بزنید.
- «دریافت فایل نمونه» را بزنید. ستون‌های فایل نمونه را تغییر ندهید؛ فقط ردیف‌ها را پر کنید.
- ستون‌های اصلی: شمارهٔ پرسنلی، نام، نام خانوادگی، شمارهٔ همراه، واحد و گروه.
شمارهٔ همراه کلید ورود هر کارمند است، پس باید یکتا و درست باشد. نام واحد و گروه باید با واحدها و گروه‌هایی که در پنل تعریف کرده‌اید یکی باشد.
بارگذاری و پیش‌نمایش
- فایل را بکشید و روی صفحه رها کنید یا انتخاب کنید.
- کالرفیت ردیف‌ها را می‌خواند و سه دسته نشان می‌دهد: ردیف‌های سالم، ردیف‌های با هشدار و ردیف‌های با خطا.
- کنار هر خطا دلیل نوشته شده است، مثل «شمارهٔ همراه تکراری» یا «گروه تعریف‌نشده».
- می‌توانید فایل را اصلاح و دوباره بارگذاری کنید، یا فقط ردیف‌های سالم را ثبت کنید.
- «ثبت» را بزنید.
یک مثال
فایلی با ۳۲۰ ردیف بارگذاری می‌کنید. پیش‌نمایش نشان می‌دهد ۳۱۴ ردیف سالم است، ۴ ردیف شمارهٔ همراه تکراری دارد و ۲ ردیف گروه «عملیات بندر» را دارد که هنوز تعریف نکرده‌اید. ۳۱۴ نفر را همین حالا ثبت می‌کنید، گروه «عملیات بندر» را می‌سازید، ۶ ردیف را اصلاح می‌کنید و دوباره بارگذاری می‌کنید. کالرفیت ۳۱۴ نفر ثبت‌شده را تکراری وارد نمی‌کند.
دعوت کارکنان
بعد از ثبت، می‌توانید برای همه یا گروه انتخابی پیامک دعوت بفرستید. کارمند با لینک پیامک و کد یک‌بارمصرف وارد می‌شود. اگر ورود با حساب سازمانی وصل شده باشد، همان را هم می‌بیند.
به‌روزرسانی‌های بعدی
همان فایل را با تغییرات جدید دوباره بارگذاری کنید:
- کارمند تازه: اضافه می‌شود.
- تغییر واحد یا گروه: قوانین گروه تازه برای رزروهای بعدی کارمند اعمال می‌شود؛ رزروهایی که پیش از تغییر ثبت شده‌اند دست نمی‌خورند.
- کارمندی که رفته: از جدول کارکنان «غیرفعال‌سازی» را بزنید. حساب او بسته می‌شود ولی تاریخچه برای گزارش‌ها می‌ماند و در شمارش کارمند فعال ماه‌های بعد نمی‌آید.
چیزهایی که کالرفیت از شما نمی‌خواهد
کد ملی، نشانی خانه و اطلاعات بانکی کارمند برای ورود لازم نیست. هر چه کمتر داده وارد کنید، کمتر دادهٔ حساس در سامانه هست. شمارهٔ پرسنلی فقط برای خروجی کسر از حقوق به کار می‌رود.
اگر سازمان AD دارد
به‌جای فایل اکسل می‌توانید کارکنان را از Active Directory سازمان بخوانید. راهنمای «اتصال AD و ورود با حساب سازمانی» را ببینید. حتی در این حالت هم ورود از اکسل برای همکارانی که در AD نیستند، مثل نیروهای پیمانکاری، در دسترس است.
همهٔ ورودهای گروهی و غیرفعال‌سازی‌ها با نام انجام‌دهنده و زمان در لاگ ممیزی ثبت می‌شوند.